Según el art. 3 de la Res. No. 2736 de 2015: El Comité realiza «[La] Asignación de Apoyos Económicos especiales a estudiantes de la Institución que las requieran para desarrollar actividades extracurriculares que se relacionen con su formación profesional».

 Tiempos: 

• Radicar la solicitud 20 días hábiles antes de la fecha del evento para participantes o asistentes.
  En horario de lunes a viernes de 8:30 a 11:30 a. m. y de 2:00 a 4:30 p. m.

• Radicar la solicitud 30 días hábiles antes de la fecha del evento para realización de actividades
  culturales, académicas o deportivas.
  En horario de lunes a viernes de 8:30 a 11:30 a. m. y de 2:00 a 4:30 p. m.
  

 Generales: 

• Ser estudiante activo.
• Estar matriculado en uno de los programas de pregrado de la Universidad.
• Puedes solicitar el apoyo sólo durante la vigencia del semestre.
• En caso que la actividad o evento motivo de la solicitud de auxilio se fuera a realizar durante el periodo intersemestral, esta debe ser presentada y aprobada antes de terminado el periodo académico.

Desde una cuenta de correo institucional de estudiante, envía los siguientes documentos al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. :

1. Dos formatos diligenciados de Solicitud de Apoyo Económico.
   
   Descargar aquí: 
   F-01-MP-04-03-05: aquí.
   F-02-MP-04-03-05: aquí.

           Nota: Adjuntarlos en formato excel. 

2. Información oficial del evento (Agenda, convocatoria, piezas gráficas de promoción
3. Carta de aceptación y resumen de la ponencia (el resumen sólo aplica para estudiantes que van a presentar ponencias).
4. Aval del director del programa académico en el que está matriculado donde se especifique nombre del evento, lugar, fecha y datos del/los estudiante/s solicitante/s. Es recomendable que se redacte en hoja con membrete institucional y que contenga el sello de la dependencia que remite. Nota: Si el/los estudiante/s pertenece/a una Sede Regional de la Universidad, deben solicitar su aval a la Dirección de la Sede.
5. Aval de jefatura de cultura, recreación y deporte (sólo aplica para eventos de carácter cultural, deportiva o recreativa)
6. Tabulado de matrícula vigente del/los estudiante/s solicitante/s. El estudiante debe estar matriculado en el momento de la solicitud.
7. Carnet digital o certificado vigente de la Póliza estudiantil. Para descargar el carné digital visita el enlace: Descarga de certificado.

       SÓLO EN CASOS DE EVENTOS INTERNACIONALES, anexar: 

1. Pasaporte y/o visa (si aplica). Si el destino que visitas no exige pasaporte o visa, debes expresarlo claramente en la solicitud.

2. Seguro para viajes internacionales.
   Nota: Este seguro debe ser adquirido por el estudiante. La adquisición de este seguro no compromete la aprobación del apoyo económico pues es un requisito para la presentación de la solicitud.

IMPORTANTE:
Todas las solicitudes quedan sujetas a la decisión del comité. Sólo en el momento en que los documentos se encuentren completos se dará por radicada la solicitud.

Desde una cuenta de correo institucional de estudiante, envía los siguientes documentos al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. :

1. Dos Formatos diligenciados de Solicitud de Apoyo Económico.
   
   Descargar aquí: 
   F-01-MP-04-03-05: aquí.
   F-02-MP-04-03-05: aquí. 

           Nota: Adjuntarlos en formato Excel. 

2. Publicidad del evento.
3. Aval del director del programa académico en el que está matriculado donde se especifique nombre del evento, lugar, fecha y datos del estudiante o grupo de estudiantes.
   Nota: Si el estudiante o grupo de estudiantes pertenece a una Regional de la Universidad, deben solicitar su aval a la Dirección de la Regional.
4. Tabulado de matrícula vigente en PDF (con fecha de generación de mínimo 5 días) de cada estudiante. El estudiante debe estar matriculado en el momento de la solicitud.
5. Carnet digital o certificado vigente de la Póliza estudiantil. Para descargar el carné digital visita el enlace: Descarga de certificado.

 IMPORTANTE:
Todas las solicitudes quedan sujetas a la decisión del comité. Sólo en el momento en que los documentos se encuentren completos se dará por radicada la solicitud.

Desde una cuenta de correo institucional de estudiante, envía los siguientes documentos al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. :

1. Dos Formatos diligenciados de Solicitud de Apoyo Económico.
   
   Descargar aquí: 
   F-01-MP-04-03-05: aquí.
   F-02-MP-04-03-05: aquí. 

           Nota: Adjuntar en formato Excel. 

2. Publicidad del evento proyectado.
3. Tabulado de matrícula vigente en PDF (con fecha de generación de mínimo 5 días) de cada estudiante. El estudiante debe estar matriculado en el momento de la solicitud.
4. Proyecto de la actividad en donde se especifique: justificación, población impactada, actividades a realizar, cronograma, requerimientos, espacios en donde se desarrollará, etc.
5. Tabla presupuestal en donde se especifique detalladamente el presupuesto solicitado por rubros.
6. Aval del director del programa académico en el que está matriculado donde se especifique nombre del evento, lugar, fecha y datos del estudiante o grupo de estudiantes.
   Nota: Si el estudiante o grupo de estudiantes pertenece a una Regional de la Universidad, deben solicitar su aval a la Dirección de la Regional.

IMPORTANTE:
Todas las solicitudes quedan sujetas a la decisión del comité. Sólo en el momento en que los documentos se encuentren completos se dará por radicada la solicitud.

Una vez culminada la actividad, el/la estudiante o el grupo de estudiantes deben enviar un Cumplido que certifique de manera suficiente su participación en la actividad para la que se otorgó el apoyo económico.
A manera de cumplido, se solicita entregar UNO de los siguientes documentos según sea el caso:

1. En el caso de asistentes, ponentes, competidores o intérpretes:
   a) Certificado y/o carta remitidos por la organización del evento que informen acerca de la participación de los estudiantes en la actividad.
   b) Escarapelas, listados, planillas o documentos de acreditación equivalentes que permitan dar constancia de la asistencia o participación.
   
   Nota: En el caso de la participación en actividades en donde no sea posible obtener documentos como los anteriores se solicita presentar un informe claro y coherente en donde se evidencie de manera suficiente la asistencia o participación de los estudiantes apoyados económicamente, el cual se solicita que incluya fotografías durante la asistencia al evento
   (asistentes) o durante la participación en la actividad relacionada en la solicitud (en el caso de ponentes, competidores o intérpretes).
   
   
2. En el caso de actividades organizadas por estudiantes o grupos estudiantiles:
   a) Informe claro y coherente en donde se evidencie de manera suficiente la apropiada utilización de los recursos otorgados en el marco la actividad, bien hayan sido apoyos económicos estudiantiles o bien hayan sido servicios prestados por terceros, el cual se solicita que  incluya evidencias fotográficas en torno a las actividades llevadas a cabo durante la agenda del evento y un reporte claro y coherente de los gastos ejecutados.
   

Lo anterior se solicita para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 2.736 del 16 de julio de 2015, la cual establece:

Artículo 3 como función específica del Comité: «d. Llevar el control respectivo sobre la asignación de recursos exigiendo y valorando los certificados de asistencia e informes de gestión de los estudiantes favorecidos con las ayudas, una vez culminado el evento o la actividad objeto del auxilio». 

Artículo 4°, parágrafo 1 el siguiente requisito: «[La] Presentación del certificado de asistencia (cumplido) expedido por la organización del evento, a más tardar en los cinco días (5) hábiles siguientes a la terminación del evento. Sin este requisito el Comité se  abstendrá de autorizar nuevas ayudas a la persona o grupo beneficiado y remitirá el caso para que sea revisado por el Comité de Asuntos Disciplinarios Estudiantiles».